Managementul înregistrărilor de resurse umane într-o organizație sau întreprindere – păstrarea evidenței personalului și a fluxului de muncă

Conținutul articolului

---

• Ce este administrarea de resurse umane
• Teluri si obiective
• Reglementarea legală
• Cadrul legal al întreprinderii
• Managementul documentelor de resurse umane în organizație
• Personalul sub forma T-3
• Program de lucru
• Contract de angajare
• Comenzi de personal
• Descrierea postului
• Modul de organizare a lucrărilor de birou în serviciul personalului
• Personal resurse umane
• Atragerea specialiștilor companiei de externalizare a resurselor umane
• Contabilitatea personalului de la zero, pas cu pas
• Cerințe de resurse umane
• Drepturile și obligațiile ofițerului de personal
• Administrare HR
• Căutarea și înregistrarea personalului
• Etapele angajării
• Carduri personale și formarea dosarului personal al angajatului
• Reviste HR
• Păstrarea cărților de lucru
• Sistematizarea și stocarea documentelor
• Evidență electronică de personal

---

Definiția generală spune că managementul resurselor umane este procesul de procesare a documentelor pentru personal. Acest subiect este relevant atât pentru antreprenorii individuali, cât și pentru persoanele juridice. Lucrările au standarde legislative stricte, iar regulile descrise ar trebui să fie luate în considerare de către toți managerii și departamentele de resurse umane ale întreprinderilor. Cu ajutorul administrației de resurse umane, va fi posibilă optimizarea procesului de management al personalului, organizarea activității fiecărei echipe și simplificarea procedurii de raportare.

Ce este administrarea de resurse umane

Bazele managementului resurselor umane includ întregul proces de redactare a lucrărilor, completarea acestora, raportarea personalului care lucrează în cadrul companiei. Fiecare dintre cele publicate are forță juridică, inclusiv cele care se formează pe baza cererii angajatului. Producția de personal este adesea angajată în producția de personal, a cărei funcții sunt astfel de personal:

• salarizare;
• înregistrarea concediilor, concediu medical;
• pregătirea certificatelor.

Teluri si obiective

Obiectivele și obiectivele acestui departament de personal sunt:

Direcția de lucru	Sarcinile angajaților
Contabilitate, înregistrare, control	Ținerea evidenței numărului de angajați, înregistrarea pentru muncă, concediere
Reglementarea muncii	Familiarizarea cu îndatoririle, alegerea locului de muncă, spațiile
Coordonare, instruire	Efectuarea de cursuri, instruire, pregătire avansată, recalificare, verificarea performanței
Lucrați cu documente	Specialiștii acestui departament sunt implicați în compilarea lucrărilor, cărților, programelor de lucru țin un registru, raportării
Organizare	Organizarea activităților conform instrucțiunilor

Reglementarea legală

Munca personalului este reglementată de o serie de legi de reglementare, ordine și un set de reguli la nivel regional sau de stat. Nerespectarea cerințelor specificate în cadrul de reglementare reprezintă o încălcare. Principalele acte de reglementare pentru producția de personal:

• reglementarea de stat privind cărțile de muncă (2003)
• regulile de gestionare a birourilor și a documentelor din 2009;
• manual federal de hârtie pentru angajați;
• cerințe generale aprobate prin ordin al ministerelor.

Cadrul legal al întreprinderii

La fiecare întreprindere se folosește o serie de documentații care reglementează activitatea întregului personal. Mișcarea documentelor și pregătirea lor se realizează conform instrucțiunilor, cadrului de reglementare prescris mai sus. Cadrul juridic al întreprinderii este împărțit în cinci categorii cheie, reglementate de ordinele interne ale întreprinderii:

• charter companie;
• program de lucru;
• standarde pentru protecția datelor cu caracter personal;
• protecția muncii (reglementată prin decret de arhivă federal);
• programul de lucru al personalului (și documentele de personal).

Managementul documentelor de resurse umane în organizație

Sistemele de contabilitate a valorilor mobiliare unificate din întreprinderi sunt împărțite în trei categorii principale, printre care reglementările interne, personalul și reglementările privind remunerarea. Prima categorie include cifra de afaceri a valorilor mobiliare în programul de vacanță, completarea documentelor despre programul de lucru. Al doilea paragraf este mai global și conține o dispoziție cu privire la pregătirea contractelor și a politicilor de contabilitate a documentelor. Regulamentul privind remunerarea forței de muncă reglementează toate problemele referitoare la plata salariilor, sporurilor, concediilor medicale, concediilor de odihnă și compensației la concediere..

Personalul sub forma T-3

Personalul sub forma T-3 este un singur tip de hârtie care descrie întreaga structură a personalului din întreprindere sau companie. Coloanele conțin date despre numele complet, poziția angajatului, unitatea în care este listat. Potrivit normelor normative și legislative, salariul oficial al unui specialist este prescris acolo. Orice modificare a procesului de înregistrare ar trebui să fie prescrisă de departamentul de contabilitate din acest tabel de personal, conform formularului T3. Instrucțiunile de completare conțin întotdeauna recomandări pentru fiecare coloană. În total, documentul include 5 puncte de informare.

Program de lucru

Un program de lucru este un document care aprobă rutina zilnică a unui specialist. Fluxul de lucru este guvernat de programul capului. Acesta include elemente despre necesitatea de a efectua o inspecție în conformitate cu legislația în vigoare, despre prânz și pauze, despre raportare. În unele companii, funcționarul necesită un raport în fiecare săptămână sau lună (documentul trebuie confirmat de semnăturile angajatului și ale managerului de afaceri după verificare). Planul, programul de planificare sunt alcătuite pentru perioada viitoare de lucru. Urmărirea timpului angajaților.

Contract de angajare

Un contract de muncă este un document de tip civil care este întocmit între un viitor angajat și un angajator. Formularele tipice pentru acest tip de document nu sunt presupuse, iar acordul este completat într-un formular gratuit care indică calificările (pozițiile) și perioada de lucru. Rezultatul necesar este scris și acolo. În conformitate cu standardele legale, acest tip de document este foarte similar cu un document de contract, deoarece prescrie rezultatul final al lucrării, și nu structura acesteia. Pentru concedierea angajaților este necesară finalizarea numai înainte de expirarea contractului.

Comenzi de personal

Reîncadrarea angajaților în post, angajarea specialiștilor se efectuează conform comenzilor personalului. Acest tip de document prevede numirea personalului pentru funcția și alte mișcări ale specialiștilor din departamente. La elaborarea instrucțiunilor și comenzilor participă angajații departamentului de personal și personalul superior. Deciziile locale sunt luate de administratorii / administratorii companiei. Comenzile au un singur formular, este stabilit prin cadrul de reglementare. Până la termenul de valabilitate al hârtiei ar trebui să fie în departamentul de contabilitate sau în departamentul de personal timp de până la cinci ani sau mai mult (în funcție de tipul comenzii).

Descrierea postului

Fișele postului – acesta este un document care prevede responsabilitatea părților (angajat și angajator) și conține, de asemenea, informații despre instrucțiunile și îndatoririle unui anumit specialist în funcția deținută de acesta. Acestea sunt confirmate prin sigiliul organizației și semnătura persoanei responsabile. Acest document necesită trei copii. Unul rămâne în departamentul de personal, celălalt la executor și al treilea la managerul sau administratorul unui anumit departament. Scopul acestei comenzi este de a optimiza procesele de gestionare a personalului din întreprindere.

Modul de organizare a lucrărilor de birou în serviciul personalului

Conducerea corectă a gestionării înregistrărilor de personal implică un nivel ridicat de responsabilitate. Angajații departamentului de personal trebuie să se asigure că datele de semnare corespund celor reale. Puteți încredința întreținerea cărților de muncă, a altor documente de personal companiilor de externalizare. Responsabilitățile agenților de resurse umane:

• crearea unui program de lucru, documentație contabilă aferentă vacanțelor;
• întocmește documente pentru protecția muncii (necesare organismelor de stat);
• pregătește și scrie comenzi;
• salarizarea și controlul plăților de primă.

Personal resurse umane

Serviciul de personal se realizează atunci când toate contabilitatea și toate autorizările sunt efectuate numai de personalul angajat din departamentul de resurse umane. Acest mod de hârtie este relevant pentru întreprinderile și companiile cu personal cuprins între 20-30 de persoane. Standardele de stat necesită respectarea strictă a formei tuturor ordinelor și a altor cerințe, altfel o persoană juridică poate primi o amendă. În sectorul serviciilor, unde până la 30 de persoane sunt înregistrate la o singură persoană juridică, este mai rentabil să folosești serviciile companiilor de contractare.

Atragerea specialiștilor companiei de externalizare a resurselor umane

Atragerea specialiștilor de la o companie de outsourcing pentru resurse umane va economisi bani și va reduce numărul total de personal. Experții independenți efectuează întreaga cantitate de lucrări necesare pentru pregătirea comenzilor, a programelor. Ei țin un jurnal special și reglementează activitatea fiecărui specialist din companie. Externalizarea managementului personalului este marcată de faptul că persoana juridică nu are propriul departament de personal și încredințează această sarcină unei echipe separate pentru o taxă moderată.

Contabilitatea personalului de la zero, pas cu pas

Pentru a ține evidența documentelor departamentului de personal, sunt necesare echipamente de birou și un birou. Este important să aveți un seif puternic. Comanda ar trebui să numească șeful sistemului de gestionare a documentelor. După aceea, se formează acte interne. Pentru fiecare angajat din companie este necesar să existe un folder separat în care va fi depozitat carnetul său de lucru. Lucrările pentru personal necesită păstrarea acestei documentații pe toată perioada postării specialistului. Pe parcursul activităților departamentului, informațiile sunt introduse în cărți, sunt întocmite comenzi.

Cerințe de resurse umane

Managementul resurselor umane este un proces relativ complex care necesită anumite abilități teoretice și practice. Cadrul de reglementare pentru această poziție conține o listă de condiții în care un specialist poate ocupa această poziție. Instituțiile de învățământ nu disting un profil separat, întrucât gestionarea înregistrărilor personalului Pentru activitățile din departamentul de resurse umane sunt manageri, administratori potriviți. Astfel, angajatorii sunt numiți persoane cu studii juridice, pentru protecția informațiilor sau pentru gestionarea documentelor.

Drepturile și obligațiile ofițerului de personal

Prima obligație a acestor funcționari este de a cunoaște cadrul legal, de a respecta normele contabile stabilite. Mai sus au fost menționate articole, legile federale care ar trebui să fie respectate atunci când se efectuează gestionarea registrelor de personal. Ofițerul de personal are dreptul de a primi informații de la angajați, de a vizualiza dosare personale, de a vedea cartea contabilă (salariul). Autoritatea specialiștilor în acest domeniu include semnarea semnăturilor, colaborarea cu angajatorii pentru îmbunătățirea performanței personalului.

Administrare HR

Astăzi, gestionarea înregistrărilor de personal se realizează atât în ​​scris, cât și în format digital. Documentarea este semnată personal de către angajații autorizați. Pentru menținerea documentației, sunt utilizate standarde de stat care unifică toate șabloanele și formularele. Este necesar să se țină seama de normele GOST R 6.30-2003 și GOST R 7.0.8-2013. Hârtiile importante sunt depozitate în dosare speciale sau seifuri metalice. În funcție de sfera și scara companiei, specialiștii trebuie să respecte cerințele diferite pentru frecvența raportării.

Căutarea și înregistrarea personalului

Inițial, înainte de înregistrarea angajaților, trebuie să găsiți personal specializat care să îndeplinească criterii stricte (acestea ar trebui să fie legate de specificul muncii). Pentru a face acest lucru, utilizați birouri specializate, agenții, site-uri de căutare de locuri de muncă, schimburi de muncă sau reclame private în ziare, în mass-media, pe site-uri. După aceea, sunt întocmite documente de personal obligatoriu, se execută, se încheie un contract de muncă sau un contract.

Etapele angajării

Procedurile de înregistrare a persoanelor pentru o funcție încep cu introducerea datelor despre solicitantul de locuri de muncă într-un jurnal special. Foaia de timp înregistrează informații despre experiență, experiență de muncă, funcții deținute anterior. După aprobare, se face o comandă de numire a unei persoane într-un anumit post. Etapa finală este formarea unui folder personal, compilarea afacerilor în companie, departament. Contractul prezintă informații despre îndatoriri, despre salariul de la post.

Carduri personale și formarea dosarului personal al angajatului

Tipurile de documente de personal includ cardul personal al unui angajat. Conține toate informațiile privind starea civilă, numele complet, o fotografie este, de asemenea, lipit și data nașterii este înregistrată. Toate acestea sunt făcute de angajatori pentru a forma un pachet de date despre fiecare membru al personalului companiei. Conform legii, aceste date nu pot fi transferate către terți. Dosare, dulapuri sau chiar seifuri metalice sunt utilizate pentru a realiza fișiere personale (în funcție de nivelul de echipament al biroului companiei).

Reviste HR

Produsele tipărite pe hârtie ajută la sistematizarea raportării, la simplificarea fluxului de lucru. Documentarea sub formă de jurnale de hârtie include următoarele tipuri:

• privind controlul documentelor, documentelor care sunt livrate companiei sau întreprinderii;
• controlul timpului, perioadele călătoriilor de afaceri;
• pentru a controla orice note, declarații;
• fișele de evidență a muncii.

Păstrarea cărților de lucru

Păstrarea evidenței personalului obligă specialiștii să țină evidența cărții de muncă. Toate înregistrările sunt păstrate dacă persoana de la întreprindere este înregistrată oficial. Un angajat primește o carte de lucru la concediere. Această documentație înregistrează toate modificările privind poziția, premiile. Instruirea în administrarea resurselor umane de la zero include puncte obligatorii privind corectitudinea înregistrării cărților de muncă. Orice eroare este corectată de către membrii personalului. Dacă sunt găsiți, specialiștii pot fi acuzați de o încălcare administrativă.

Sistematizarea și stocarea documentelor

Au fost create norme legislative separate pentru auditul și stocarea documentelor. Este important să menționăm articolul 17 din Legea federală de arhivare. El precizează nevoia conducerii companiilor și întreprinderilor să aibă grijă de păstrarea documentației de arhivare pentru perioada scadentă. Perioada de păstrare este prevăzută de lege și respectă standardele de stat. Pentru a asigura integritatea documentației pe hârtie, se folosesc seifuri refractare din metal, dulapuri.

Dacă este necesar, datele din documente sunt transmise Comitetului de Statistică al Federației Ruse. Automatizarea, digitalizarea circulației hârtiei este una dintre direcțiile principale în optimizarea procesului de gestionare a activității statului. Astăzi, cea mai mare parte a raportării nu este sub formă de hârtie. Aceasta nu scutește îndatoririle managerilor de întreprindere, managerilor în menținerea arhivei timp de un an, trei, cinci sau mai mulți ani..

Evidență electronică de personal

Când folosiți înregistrări electronice de personal, este important să respectați condițiile de securitate a documentelor și să reduceți accesul la arhivă în virtutea legii privind protecția datelor cu caracter personal. Păstrarea electronică a înregistrărilor are mai multe avantaje:

1. acces rapid la documente;
2. protecția prin parolă a fișierelor;
3. nu este nevoie să cumpărați seifuri pentru a economisi hârtie;
4. economisirea de spațiu într-o clădire de birouri – 10 mii de documente sau mai multe pot fi stocate pe un hard disk;
5. economisire de timp – semnați, puteți găsi orice document în 1-2 minute în arhiva hard disk-ului de pe computer.